注意!这五件事千万别用mail讲

（图／取自网路）

Email我们天天都在用，但你是否接到某些信的时候，心里不禁发出「这幹嘛用email讲啊」的哀号。如果碰上以下情况，尽量不要使用电子邮件沟通，多想一下可以省掉很多麻烦。

1. 要讲的事情冗长又复杂

收件人通常偏好迅速处理邮件，而且一般都在萤幕上阅读，太长或太复杂的事情不适合用这种方式处理。如果你真的得用email交代一件庞杂的事情，务必好好安排内容结构，以简短的招唿开场，写出要报告的重点或要求，告诉收件人你需要怎样的回应，最后做结尾。使收件人可以迅速浏览，先找出重点，之后有空再细读。

2. 太多问题要解决或解释清楚

一件事若有许多疑问需要解答，使用email很容易出现一问一答邮件往返，再问再答再寄再收的恼人循环。有时候，如果你能拿起电话，或走到那个同事身边直接沟通，双方都会省时省事很多。

3. 不够谨慎

在传送email前，你应该先自问：如果内容被张贴在公司布告栏上会怎样？因为这种状况完全可能发生。要复制、列印或转寄一份email非常快。绝对不要在电子邮件上说同事或老闆坏话、谈情说爱、帮忙传话或讨论办公室八卦。

你可能想说你和对方马上删除邮件，清除垃圾桶就不会被抓包。但！请注意，你的邮件仍可能在网路的某个角落漂流。像是你公司IT部门的同事很可能有公司主机电脑的备份，所以你在邮件上说的任何话，都有机会在你最意想不到的时候，向你反扑。其结果会让你非常糗，严重一点甚至害你被fired。

4. 当你生气的时候

当你寄出一份充满愤怒文字的电子邮件，对方可能一读再读，或转寄给别人，做为对付你的把柄。气唿唿的时候千万不要写电子邮件，否则稍有不慎，一时愤怒、脱手而出。

5. 当内容很情绪化、很敏感

使用电子邮件，就表示沟通过程少了肢体语言、语气、手势或姿态来帮助对方解读讯息，因此容易造成误解，很可能得罪了收件人尚不自知。

如果讨论的主题很情绪化或敏感，或你觉得你的话也许遭人误解，就选择面对面来处理会好得多。考量用什么方式传达意见会比较好时，先站在对方的位置上想一想，总是最好的办法。他读到你的信时会有什么感觉？你的主旨与意图表达得够不够清楚？

总结一下，电子邮件未必是最好的沟通方式，以下状况打电话或面对面沟通会更好：谈判、只需「要」或「不要」的立即答覆、讨论敏感或隐私的事、不想让自己显得太胁迫人、希望保密的事。

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